Teknik servis programı seçerken dikkat edilmesi gereken 9 nokta

Excel tabloları, WhatsApp grupları ve kâğıt fişlerle yürüyen bir servis firması belli bir büyüklükten sonra tıkanır: hangi müşterinin bakımının geldiği, hangi teknisyenin nerede olduğu, kimin ne kadar borcu kaldığı tek bakışta görülemez. Bir teknik servis programına geçmeye karar verdiğinizde aşağıdaki dokuz noktayı kontrol etmek, sonradan yeniden taşınma zahmetini önler.

1. Teknisyenin kullanacağı mobil uygulama

Programın asıl kullanıcısı ofis değil, sahadaki teknisyendir. Teknisyen işini telefondan görmeli, yol tarifini açabilmeli, fotoğraf çekip müşteriye imza attırabilmeli. Uygulama internet çekmeyen bodrum katlarda da çalışmalı ve kayıtları bağlantı gelince göndermelidir.

2. Cihaz ve bakım takibi

Su arıtma ve benzeri periyodik bakım isteyen sektörlerde müşteri kartı yetmez; her cihazın ve parçalarının ayrı ayrı takip edilmesi gerekir. Program, bir sonraki bakım tarihini kendisi hesaplamalı ve geciken müşterileri listelemelidir. Filtre değişim süreleri farklı olduğundan bu takip parça bazında yapılabilmelidir.

3. İş emri ve teknisyen ataması

Servis talebi geldiğinde iş emri açmak, teknisyene atamak ve teknisyenin telefonuna anında bildirim gitmesi birkaç saniye sürmelidir. "Yola çıktı", "vardı", "tamamlandı" bilgileri ofise kendiliğinden düşmelidir; ofisin teknisyeni arayıp durum sormasına gerek kalmamalıdır.

4. Servis fişi ve müşteri imzası

İş bittiğinde yapılan işlem, değişen parçalar, ücret ve müşteri imzası tek bir fişte toplanmalı, fiş müşteriye WhatsApp veya bağlantıyla gidebilmelidir. Kâğıt fişin neden yetmediğini ayrı bir yazıda anlattık.

5. Stok ve araç stoğu

Teknisyenin aracında taşıdığı filtre ve yedek parçalar da stoktur. İyi bir program depo stoğunu ve her aracın stoğunu ayrı tutar, serviste kullanılan malzemeyi stoktan otomatik düşer ve kritik seviyedeki ürünleri haber verir.

6. Tahsilat ve cari takibi

Servis ücreti, taksitli cihaz satışı ve açık hesaplar tek yerde izlenmelidir. Teknisyenin sahada aldığı nakit ve bunu ofise teslim edip etmediği de takip edilebilmelidir; aksi hâlde kasa açıkları ay sonunda fark edilir.

7. WhatsApp entegrasyonu

Türkiye'de müşteri iletişimi büyük ölçüde WhatsApp üzerinden yürür. Bakım hatırlatmaları, randevu teyitleri ve servis fişleri programın içinden, müşterinin kaydıyla eşleşerek gönderilebilmelidir. Gelen mesajların doğru müşteri kartına bağlanması da önemlidir.

8. Raporlama

Aylık tahsilat, masraf, net kâr, teknisyen başına tamamlanan iş, geciken bakım sayısı ve müşteri memnuniyeti tek ekranda görülebilmelidir. Rapor için ayrıca tablo hazırlamak zorunda kalıyorsanız program işini yapmıyor demektir.

9. Yetkiler, veri güvenliği ve destek

• Rol bazlı yetki: Teknisyen fiyatları ve diğer teknisyenlerin işlerini görmemeli, muhasebeci yalnızca finans ekranlarına erişmelidir.
• KVKK: Müşteri verileri yalnızca sizin firmanıza açık olmalı, veriler düzenli yedeklenmelidir.
• Türkçe ve yerel destek: Sorun yaşadığınızda telefonla ya da WhatsApp'tan ulaşabileceğiniz bir ekip olmalıdır.

Karar vermeden önce deneyin

Demo sunumu ile gerçek kullanım farklıdır. Programı birkaç gerçek müşteri ve bir teknisyenle en az iki hafta deneyin: teknisyen sahada zorlanıyor mu, ofis aradığını bulabiliyor mu, fişler müşteriye düzgün gidiyor mu? Bu sorulara "evet" diyebiliyorsanız doğru yerdesiniz.

Servisfy bu dokuz maddenin tamamını tek pakette sunar ve referans koduyla 14 gün ücretsiz denenebilir.